Quy trình kiểm tra hàng kho lạnh

1. Lý do nên kiểm tra hàng tồn kho

Hàng tồn kho là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trong kho, chúng có giá trị lên đến tổng giá trị tài sản của các doanh nghiệp chúng chiếm tới 40-50%. Chỉ tiêu tài chính của các doanh nghiệp sẽ biến động và sẽ kéo theo sự chuyển hóa của các tài sản khác đồng thời tác động trực tiếp đến tài chính của doanh nghiệp. Bởi thế công tác kê kiểm hàng tồn kho là một trong những công việc vô cùng quan trọng và hết sức cần thiết, chủ yếu trong hoạt động quản trị sản xuất tác nghiệp

Nhờ việc kiểm tra hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ được phát hiện kịp thời các sản phẩm sắp hết hạn, các hàng cần thanh lý (đặc biệt là các thực phẩm đông lạnh), kiểm tra hạn sử dụng cũng như lượng hàng tồn có được vượt định mức hay không

Giải phóng được lượng hàng tồn kho đúng lúc, giảm đi thất thoát và lãng phí không đáng có. Kiểm tra hàng tồn kho giúp các doanh nghiệp thu hẹp diện tích lưu kho và cắt giảm đi nhân công hợp lý khi lưu lượng hàng trữ giảm bớt. Từ đây có thể tiết kiệm một khoảng tài chính không hề ít đối với doanh nghiệp

2. Cách kiểm tra hàng tồn kho

2.1. Kiểm kê hàng định kỳ

Đây là phương pháp kiểm tra hàng dựa theo kết quả thực tế để có thể thấy được chất lượng, vật tư hàng hóa đã ghi chép từ đó tính giá trị của hàng đã xuất trong kỳ. Công tác kiểm kê vật tư, hàng hóa được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định được vật tư, giá trị hàng hóa tồn kho

2.2. Kê khai thường xuyên

Đây là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống về các tình hình, xuất, vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán. Trong trường hợp áp dụng phương pháp này, các tài khoản kế toán hàng tồn kho được sử dụng để phản ảnh số hiệu đang có. Thế nên giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định bất kỳ thời điểm nào

2.3. Lỗi khi kiểm tra hàng

Những sai lầm khi các doanh nghiệp kho lạnh nên lưu ý:

- Không có nhân sự hoặc các nhân sự không có chuyên môn kiểm hàng

- Kho lưu trữ/ghi lại quá trình kiểm kê trước đó để đối chiếu

- Kiểm hàng đông lạnh theo cách cũ, không sử dụng công nghê vào kiểm hàng dẫn đến lạc hậu

Biện pháp:

- Truy xuất nguồn gốc

- Bố trí đa dạng, cần phải có tầm nhìn đầy đủ

- Nhãn cho giá đỡ mật độ cao

- Sử dụng các dụng cụ chuyên dụng

3. Quy trình kiểm tra hàng tồn kho

Bước 1: Chuẩn bị

Đối với việc kiểm kê hàng định kỳ không thường xuyên thì các việc ta cần làm như sau: Thông báo cho các bộ phận liên quan để có sự chuẩn bị tốt hơn. Trong những ngày kiểm kê hàng, nếu như cảm thấy cần thiết có thể thông báo với các nhà cung cáp hoặc đối tác, khách hàng để tránh được sự phiền hà hoặc hạn chế tần suất nhập xuất hàng

Phân công những người chịu trách nhiệm tham gia kiểm kê kho hàng (thường là thủ kho kết hợp với kế toán hoặc các chủ doanh nghiệp, người quản lý,..). Lên kế hoạch kiểm kê cụ thể: Khu vực nào kiểm hàng trước, khu vực nào kiểm hàng sau chính xác ngày giờ. Trước những ngày tiến hành kiểm tra thì ta nên cần rà soát lại báo cáo doanh sách tồn kho gần nhất để tiến hành thanh lý. Nhằm để giảm bớt khối lượng công việc trong giai đoạn kiểm kê hàng hóa

Bước 2: Kiểm tra số lượng hàng thực tế, ghi chú vào mẫu kiểm kê kho hàng có sẵn. Nguyên tắc kiểm tra kho là nên có 2 người cùng thực hiện song song , ghi lại những số liệu độc lập vào 2 phiên bản khác nhau để tăng được tính chính xác

Bước 3: So sánh 2 bản kiểm kê (cột số lượng thực tế) xem có sự chênh lệch hay không. Nếu như có thì cần kiểm đếm lại một lần nữa để có được số liệu hàng tồn kho thực tế chính xác nhất

Bước 4: Sau khi đã chốt lại lượng kho thực tế cuối cùng, thực hiện đối chiếu giữa con số này với số lượng trong báo cáo. Trường hợp có sự chênh lệch thì người chịu trách nhiệm trực tiếp (như thủ kho, nhân viên kho khu vực....

Bước 5: Nếu như có chênh lệch, điều chỉnh lại số liệu tồn kho đúng theo như thực thế

Bước 6: Lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho sau khi hoàn tất, các bên liên qua ký xác nhận đầy đủ

Bước 7: Với các trường hợp sai lệch, ban quản lý hoặc chủ doanh nghiệp cần tìm hiểu để làm rõ nguyên nhân

Chênh lệch thừa: Có thể là do sự nhầm lẫn trong kho ghi số liệu báo cáo, quên nhập số liệu vào hệ thống khi nhập hàng,...

Chênh lệch thiếu: là vấn đề cần đặc biệt quan tâm. Có thể do nhân viên quét mã vạch hoặc ghi sổ khi xuất hàng, hao hụt cho di chuyển vị trị đặc biệt có thể có khả năng thất thoát hàng do mất cắp, gian lận